Kom igång med videosamtalstjänsten Zoom

Skapa ett konto på Zoom och ladda ned apparna

På zoom.us kan du starta ett konto helt utan kostnad. Om du samarbetar med Sensus har du möjlighet att få ett PRO-konto till din verksamhet. Hör av dig till din kontaktperson på Sensus för att veta mer.

Du som vill skapa ett eget gratiskonto klickar på ”Sign up, it’s free!” och fyll i din epost. Ange en e-postadress som du har tillgång till, eller registrera dig med hjälp av Facebook eller Google. Nu är ditt konto skapat!

När du har loggat in kan du ange ditt namn och ladda upp en bild på dig själv.

Begränsningar

Ett gratis-konto på Zoom har sina begränsningar. Om ni är tre eller fler som deltar kommer mötet att stängas ned efter 40 minuter. Passa på att ta en folkbildningspaus och starta sedan om. Detta kan ni göra hur många gånger som helst.

Ladda ned appar för optimal upplevelse

När du går med i eller startar ditt första möte kommer du att ladda ner ett program, en Zoom-app, till datorn. Om du inte fått den frågan kan du manuellt själv också surfa till zoom.us/download för att ladda ned appen till datorn.

Du kan också ladda ned apparna till iOS (iPhone och iPad) samt Android-enheter. När du installerat apparna på datorn eller på din mobila enhet är det bara att logga in med ditt kontots användaruppgifter för att komma igång. De flesta funktioner som finns i appen för datorn finns också i mobila apparna, men inte alla.

Så startar du och bjuder in till ett möte

Via webbläsare

Gå till zoom.us och logga in på ditt Zoom-konto. Klicka på ”Host a meeting” och välj ”With video” för att starta ett möte med video. Första gången du gör detta kommer du att ladda ner ett program, en Zoom-klient. Nu har du startat ditt första möte.

Via Zoom-klienten

Öppna Zoom-appen och välj ”Sign in”. Logga nu in med dina inloggningsuppgifter.

Nu när du är inloggad kan du klicka på ”New meeting” för att snabbt starta ett möte.

Hitta din inbjudningslänk och bjud in till möte

För att bjuda in någon till mötet skickar du din möteslänk. I sittande möte (när du själv startat ett möte genom att klicka på "New meeting" enligt ovan) hittar dumdin möteslänk genom att klicka på "Participants" i menyn längst ned och sedan på "Invite".

Nu har du en ny ruta och i den rutan finns en knapp längst ned som heter "Copy invite link". Klicka på den så sparas en länk i din enhets urklipp. Klistra sedan in den länken i ett SMS, mejl eller på annat vis för att de du vill ska då länken. Alla som klickar på den länken kommer då in till ditt möte.

Så går du med i möten

Gå med i ett möte direkt i webbläsaren

Du som ska ansluta till ett möte får en länk av den som håller i mötet. Öppna länken i din webbläsare (helst Chrome).

1. Välj den lilla knappen “Join from your browser”
2. Skriv ditt namn
3. Godkänn eventuella frågor från Chrome/webbläsaren om att tillåta användning av kamera och mikrofon.
4. Klicka på blåa knappen för att starta ljudet, och sen på Video-knappen längst ned till vänster för att starta video.

Gå med i ett möte med Zoom-programmet i datorn

När du klickar på en Zoom-länk, kan du också öppna mötet i Zoom-programmet på din dator för en bättre upplevelse och fler funktioner.  

1. Om du har programmet installerat, så får du frågan i webbläsaren (när du klickar på länken) om du vill öppna mötet i Zoom eller inte.
2. Välj "Tillåt".
3. Nu öppnas mötet i Zoom-programmet.

Se detta videoklipp för videoinstruktion:

Vad gör de olika knapparna?

Längst ner i mötesfönstret finns en svart panel med lite olika knappar. Som deltagare har du inte tillgång till alla knappar nedan. Du har endast alla knappar om du är den som startat Zoom-mötet.

De olika knapparna i Zoom-programmets nedre kant

Mute-/mikrofonknappen

Ett klick på denna så tystar du din egen mikrofon. Klicka igen för att aktivera den. Om din mikrofon är avstängd med denna knapp kan du tillfälligt aktivera den genom att hålla inne mellanslagstangenten på din dator kan.

Med den lilla pil-ikonen till höger om Mute-knappen fäller du upp en meny där du väljer vilken ljudingång och ljudutgång du vill använda på mötet. Exempelvis om du har flera hörurar/högtalare/mikrofoner inkopplade i datorn.

Stop video

Med denna slår du på/av din egen kamera. Med den lilla pil-ikonen till höger om videoknappen fäller du upp en meny där du väljer vilken ansluten kameraenhet du vill använda för mötet.

Security

Denna knapp syns för de som är host (värdar) för mötet. Med denna kan du som värd och mötesansvarig ställa in vissa inställningar som gör mötet säkrare. Ett klick på denna så fälls en meny med olika alternativ upp.

Participants

Med denna knapp öppnar du en panel på högersidan. I den kan du se vilka deltagare som är med på mötet och göra en del inställningar för deltagarna. Exempelvis har du möjlighet att stänga av ljud eller bild för någon deltagare, göra någon annan till host (värd) för mötet m.m. Du ser också om någon använder en reaktion (exvis räcker upp handen).

Längst ned i denna panel når du även knappen "Invite" längst ned. Via den hittar du din mötesinformation som möteslänk och annat.

Chat

Den här knappen öppnar chattfönstret där alla deltagare kan skriva meddelanden till varandra. Den kan också fungera för löpande mötesanteckning om alla ska kunna se samtidigt. Om du vill kan du i rutan där du skriver meddelanden också välja att chatta till en specifik mötesdeltagare.

Share Screen

Dela med dig av vad som helst via din skärm så att de andra deltagarna kan se, exempelvis ett worddokument, en powerpoint-presentation eller kanske hela din skärm. Du kan välja mellan olika öppna fönster eller hela skärmen.

Du kan även dela ljud som spelas upp från din dator. För att göra det bockar du för rutan ”Share computer sound” längst ner till vänster i fönstret som öppnar sig när du klickar på menyvalet Share Screen. Då ser deltagarna din skärm samtidigt som de hör det ljud som spelas upp från på dator.

Det är också möjligt att dela enbart ljudet i din dator. Klicka "Share Screen" och gå sedan till fliken "Advanced" högst upp i rutan. Där klickar du på "Music or computer sound only".

Klicka på blåa knappen "Share" när du väl bestämt vad du vill dela.

Polling

Med denna knapp startar du en sedan innan skapad "poll" som är som en enkel enkät. Läs mer om det längre ned.

Record

Detta är en funktion för att spela in mötet. Filmen som spelas in kan sparas som en fil på din dator eller uppe i molnet. Alla som är med på mötet får en notis om att mötet spelas in.

Breakout Rooms

Om det är du som har startat mötet kan du använda den här funktionen för att flytta deltagare ut i slutna grupprum.

Börja med att ställa in hur många rum du vill skapa. Därefter väljer du automatisk eller manuell gruppindelning. Det går även bra att låta deltagarna välja rum själva och förflytta sig mellan olika rum.

Du som värd har alltid möjlighet att besöka de olika rummen och även återkalla alla deltagare. Om en deltagare lämnar mötet kan du som värd även alltid flytta denne till ett rum i efterhand.

När du har skapat rummen (men innan du öppnar dem) kan du döpa rummen till namn som passar ert möte bättre. Under ikonen för inställningar - det lilla kugghjulet - ställer du in hur länge rummen ska vara öppna. Där gör du även andra inställningar, som t.ex. om deltagarna automatiskt ska förflyttas ut i rummen och om de själv ska ha möjlighet lämna.

När du är färdig med alla inställningar klickar du på "Öppna alla rum" (Open All Rooms). Under mötets gång har du som värd (host) möjlighet att skicka ett meddelande till de öppna rummen.

Reactions  

Med denna knapp kan du reagera på det som sägs på mötet genom att sätta en reaktionsikon på din bildruta. Du kan också välja "Raise hand" som motsvarar att räcka upp handen, exempelvis om du vill begära ordet.

End meeting

Längst ut till höger i den svarta panelen kan du välja att lämna mötet, ”Leave”.

Om det är du som har startat mötet så står det istället ”End”. Ett klick på den ger dig två val, "End meeting for all" eller "Leave meeting". Väljer du förstnämnda avslutas mötet för dig och alla mötesdeltagare. Om du väljer andra valet, "Leave meeting", kan du istället välja att någon annan i mötet tar över värdskapet så att mötet kan fortgå samtidigt som du själv kan lämna. Observera att du då inte kan starta ett nytt möte själv förrän det första mötet avslutats av de som blev kvar.

Polls – så skapar du omröstningar

Funktionen "Polls" låter dig som är host i mötet ställa frågor till deltagarna i form av en enkel enkät där  deltagarna besvarar genom att välja ett svar per fråga. Resultatet av enkäten kan du sedan visa direkt i mötet.

Det finns två vägar att skapa dessa enkäter. Antingen genom att trycka på Polls nere i menyraden direkt i Zoom-programmet på datorn, eller genom att  logga in på ditt konto på Zoom.us.

Bäst är att förbereda sina enkäter före mötet så de är klara när du behöver dem men det går att göra under sittande möte.

För att ändra en poll så trycker du på polls i menyraden längst ner och väljer sen edit som finns i övre högra hörnet. Då kommer du till Zoom:s webbplats och kan där redigera dem. Du kan också direkt logga in på ditt konto zoom.us och gå till menyvalet Meetings > personal room > Polls för att redigera dem där.

Du kan ha flera enkäter förberedda samtidigt men glöm då inte att välja rätt enkät när du väljer att aktivera den i ditt möte.

Säkerhet – viktigt att uppdatera

Det är viktigt att du alltid har ditt Zoom-program uppdaterad till den senaste versionen. Det handlar både om att man rättar eventuella säkerhetsbrister och att du får bättre funktionalitet.

Börja med att klicka på ikonen/bilden i övre högra hörnet i programmet på din dator när du är inloggad, klicka sen på "Check for updates". Då kommer programmet tala om för dig om det behöver uppdateras eller om du har den senaste versionen.

Läs mer om säkerhetsaspekter med Zoom